Vitec HK data, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Behandling av personopplysninger på www.hk-data.no
Webredaktøren har det daglige ansvaret for behandlinger av personopplysninger på www.hk-data.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel registrering av brukerkonto på nettsiden. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. HK data benytter publiseringsverktøyet Joomla.
Vitec HK data er databehandler, og vi er ansvarlig for utvikling og vedlikehold av nettstedet. DMT Alvdal er vår driftsleverandør for www.hk-data.no.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Serveren(e) befinner seg i Norge.
Brukerkonto
Hvis man er en representant på vegne av en av våre aktive kunder, kan man på www.hk-data.no velge å opprette en brukerkonto. Denne brukerkontoen gir tilgang til et avgrenset område på www.hk-data.no, hvor programvare for de spesifikke fagsystemene er tilgjengelig for nedlastning.
Vi verifiserer alle nye brukere som registrerer seg og de som ikke fyller kravene vi setter, vil ikke bli aktivert. Brukerkontoen kan også brukes til påmelding av kurs. Det registreres ulike typer personopplysninger på brukerkontoen. Dette er opplysninger som navn, e-postadresse og navnet på kunden/organisasjonen brukeren er tilknyttet.
Vitec HK data vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
Bestilling av kurs
På www.hk-data.no kan du melde deg på kurs som er satt opp i regi av HK data. HK data bruker Joomla-komponenten RSEvents for å administrere påmelding til kurs. Vi bruker da personopplysningene som er registrert på brukerkonto tilknyttet www.hk-data.no.
Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av kurs blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere kurset.
Saksbehandling
For brukerstøtte og support til våre kunder, bruker Vitec HK data Vision Helpdesk som saksbehandlersystem med elektronisk journalføring. Vision Helpdesk er et saksbehandlingssystem fra leverandøren JPK Software Solutions Pvt. Ltd. Avdelingsleder for brukerstøtte og support er delegert det daglige ansvaret for systemet og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Avdelingslederen følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.
Vitec HK data behandler personopplysninger for å kunne utføre brukerstøtte og support til kunder som benytter våre fagsystemer. Dette kan foregå via telefon, e-post eller chat på www.hk-data.no.
Det registreres ulike typer personopplysninger i saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen.
Personopplysninger som blir registrert i saksbehandlingssystemet blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere, følge opp og løse supportsaker.
E-post og telefon
Vitec HK data benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å kunne administrere, følge opp og løse supportsaker. Avdelingsleder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se Saksbehandling).
Medarbeidere i Vitec HK data benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres.
Chat
I forbindelse med brukerstøtte og support til våre fagsystemer, bruker HK data en chat-funksjon på www.hk-data.no. Besøkende kan på eget initiativ ta kontakt med oss via denne løsningen, som foregår i sanntid. SnapEngage er databehandler for chat-funksjonen.
Det registreres ulike typer personopplysninger når brukeren henvender seg til HK data. Dette er opplysninger som navn, e-postadresse, chat-historikk, hvilken webside på www.hk-data.no brukeren er aktiv på, samt informasjon om webleser, operativsystem og IP-adresse. Personopplysninger som navn og e-post registreres kun hvis den besøkende velger å oppgi denne informasjonen.
Vitec HK data vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
Nyhetsbrev
HK data sender ut nyhetsbrev via e-post. I forbindelse med lisensopptelling som gjøres 1 gang i året, har kunden anledning til å oppgi hvem som skal motta disse e-postene. Eventuelle endringer gjøres fortløpende, på forespørsel fra kunde.
E-postene som sendes ut kan inneholde informasjon om nye programversjoner, planlagte kurs eller annen viktig informasjon. MailChimp er databehandler for nyhetsbrevet.
Det registreres ulike typer personopplysninger på brukerkontoen. Dette er opplysninger som navn, e-postadresse og navn på kunde/organisasjon. I tillegg kategoriseres brukeren etter rolle. Disse rollene er: bruker, systemansvarlig, leder, IT eller kontoradresse. Denne kategoriseringen blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere mottakere av forskjellige typer e-post.
Informasjonen fra brukerkonto lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen og tilhørende personopplysninger slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.
Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Vitec HK data har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.
De som er registrert i systemene til HK data har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Vitec HK data ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.
Kontaktinformasjon
E-post:
Telefon: +47 62 35 16 80
Postadresse: HK data AS, Postboks 62, 2391 Moelv
Besøksadresse: Storgata 118, 2390 Moelv
